Kesimpulan

Setelah menjalani Latihan Industri selama enam bulan, banyak yang saya pelajari dari segala aspek berkaitan dengan bidang kerjaya terutama cara berkomunikasi dengan pihak atasan dan pihak yang berkaitan. Dengan bertugas di Majlis Daerah Batu Pahat, saya telah mempelajari cara-cara bagaimana pengurusan pejabat dijalankan, pengurusan stor dan sebagainya. 

Secara amnya Latihan Industri patut diteruskan kerana berfungsi memberikan manfaat serta faedah kepada pelatih dari segi ilmiah pengalaman sebelum menjejakkan kaki ke alam pekerjaan yang sebenar. Ini disebabkan apabila seseorang penuntut menjalani latihan industri, mereka akan dapat melihat gambaran yang jelas serta keadaan dunia pekerjaan sebenar disamping berusaha menyesuaikan diri dengan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. 

Sekiranya latihan ini tidak diadakan maka keadaan yang agak sukar akan dilalui oleh para pelajar untuk menempuh alam pekerjaan yang sebenar. Oleh itu, didapati bahawa latihan ini amat penting dan banyak mendatangkan kebaikan dari keburukan kepada pelajar.

Akhirnya setelah berjaya mengikuti Latihan Industri ini, pelatih dapat melihat sendiri suasana sebenar dunia pekerjaan serta berdepan dengan pahit manis semasa latihan dijalankan. Di sini pelatih memohon maaf daripada pihak Majlis Perbandaran Batu Pahat serta Unit Latihan Industri Politeknik Mersing Johor atas kesilapan yang terkandung dalam laporan ini serta ikhlas dan sedia menerima teguran yang membina. Dengan menjalani latihan ini, diharap segala pengalaman dan ilmu dapat digunakan apabila menceburi bidang kerjaya.

Dapatan & Cadangan

Saya sebagai pelajar latihan industri yang telah tamat latihan industri ingin memberi dapatan dan cadangan untuk Majlis Perbandaran Batu Pahat ini supaya dapat membangun dengan lebih maju. Kemungkinan juga ia dapat memperbaiki dan memberi kemudahan dan keselesaan bagi semua pihak serta boleh digunakan oleh pihak pengurusan pada masa akan datang.

Dapatan

Hasil laporan ini secara keseluruhannya dapat memberi pengetahuan dan kemahiran yang berguna khususnya mengenai pengurusan pejabat. Sepanjang menjalani latihan industri di Majlis Perbandaran Batu Pahat, pelatih memperolehi banyak manfaat dan pengalaman baru yang amat berguna kepada seorang pelajar yang akan melangkah ke alam pekerjaan kelak. Ini juga adalah satu lagi kelebihan yang ada di politeknik berbanding dengan institusi pengajian tinggi yang lain.

Dalam tempoh 6 bulan, saya amat berpuas hati dengan kerjasama, perhatian serta tunjuk ajar yang diberikan oleh staff tidak kira apa jua pangkat. Pengetahuan dan kemahiran yang diperolehi dari minggu pertama hingga minggu ke-20, telah banyak membantu pelajar dalam meningkatkan prestasi, kemampuan dan mengenalpasti kelemahan yang ada disamping mempertajamkan lagi teori yang dipelajari di Politeknik.

Terdapat beberapa pendapat atau pandangan yang hendak saya berikan. Antaranya ialah :-

1. Kelemahan yang perlu diatasi dari segi penyimpanan maklumat atau rekod. Di sini, penyimpanan maklumat atau rekod masih lagi menggunakan sistem tradisional iaitu dengan menggunakan kertas atau sistem manual dalam urusan mereka terutama ketika merekod sesuatu urusniaga seperti tempahan barang-barang, pengurusan stor, dan urusan dengan kakitangan seperti pemohonan cuti, kehadiran kakitangan dan sebagainya.
2. Pengurusan kunci-kunci pejabat dan stor MPBP. Terdapat beberapa kunci yang tidak dilabel dan tempat penyangkut kunci yang kecil.

_________________________________________________________________________________

Cadangan

Latihan Industri yang telah dijalankan di sini amatlah saya hargai. Dengan ini, saya ingin mengemukakan beberapa cadangan dan idea yang mungkin boleh digunakan oleh pihak pengurusan pada masa akan datang. Antaranya :-

1. Untuk menjadikan MPBP sebagai satu organisasi yang sentiasa mengikut perkembangan semasa, firma ini perlu menukar segala urusan mereka kepada sistem automasi yang berasaskan komputer dimana segala maklumat disimpan secara di dalam server yang telah pun diwujudkan. Ini akan menjimatkan penggunaan kertas. 

Satu sistem maklumat perlu dibangunkan untuk merekod segala urusan seperti pengurusan stor, kehadiran kakitangan MPBP, permohonan cuti dan sebagainya. Di mana sistem maklumat ini perlu mengandungi maklumat kakitangan, maklumat tempahan, kemudahan dan sebagainya. Saya percaya pihak ICT boleh mempertimbangkan cadangan ini demi kemudahan kakitangan MPBP dan dengan sistem automasi ini, segala maklumat dapat diurus dengan lebih mudah dan tersusun.

2.  Pengurusan kunci-kunci pejabat dan stor MPBP perlu dilabel dengan betul dan tempat gantung kunci yang lebih besar bagi memudahkan pencarian kunci.

Laporan Teknikal

Saya telah diberi tugas untuk membantu menguruskan stor alat tulis pejabat, membuat minit mesyuarat, membantu menguruskan kehadiran kakitangan MPBP dan kehadiran mengaji kakitangan MPBP.

Pengurusan Stor

 Pengurusan stor akan dilakukan pada setiap bulan apabila ada transaksi keluar masuk barang dilakukan. Setiap transaksi keluar masuk barang atau stok akan direkod dan dikira ke dalam Borang Terimaan Barang-Barang (Tatacara Pengurusan Stor 143), kad petak (Tatacara Pengurusan Stor 53) dan kad kawalan stok (Tatacara Pengurusan Stor 53) bagi memudahkan pengurusan stor dijalankan. Pengiraan dan rekod alat tulis mestilah berpandukan fail Borang Permohonan Stok KEW PS-11.

Borang terimaan barang-barang stok ialah borang yang digunakan untuk merekod kemasukan barang melalui ‘delivery order’ dari pembekal alat tulis.

Contoh 'Delivery Order' dari pembekal

Borang Terimaan Barang-Barang Stok KEW PS-1 (Tatacara Pengurusan Stor 143)

Borang permohonan stok ialah borang yang digunakan untuk memohon alat tulis yang telah habis atau barang yang tidak boleh digunakan lagi seperti pen, pemadam, ‘reffill’ dakwat pen, kertas A4 dan lain-lain. Setiap jabatan akan diberikan borang ini untuk memohon alat tulis. Pembahagian barang akan dilakukan mengikut permintaan pekerja.

Kad petak/kad hijau digunakan bagi merekod setiap keluar masuk barang. Setiap alat tulis akan disediakan kad hijau ini untuk memudahkan pengiraan alat tulis dilakukan seperti barang yang dikeluarkan dan baki yang tinggal.

Kad Petak / Kad Hijau (Tatacara Pengurusan Stor 53)

Kad kawalan stok ialah kad yang digunakan untuk mengawal bajet setiap transaksi keluar masuk barang. 

Kad kawalan Stok KEW PS-3 (Tatacara Pengurusan Stor 53)

_________________________________________________________________________________

Minit Mesyuarat

Saya telah diberi tugas untuk membuat minit mesyuarat perjumpaan Y.B. Tuan Haji Ayub Bin Jamil bersama YDP MPBP bagi sesi 1 dan sesi 2. Setiap perkara / isu yang berbangkit dalam mesyuarat perlu dicatatkan dengan jelas untuk dimasukkan ke dalam minit mesyuarat kerana perkara tersebut akan dibawa ke mesyuarat seterusnya.

Perkara yang perlu dalam penyediaan minit mesyuarat ialah butiran tentang mesyuarat. Butirannya ialah nama mesyuarat, tarikh dan masa, tempat bermesyuarat, senarai nama orang yang hadir dan tidak hadir, ulasan pengerusi dan isu berbangkit.

Bagi isu yang berbangkit, sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir daripada perbincangan tentang perkara berbangkit yang dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan secara ringkas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau pegawai yang berkenaan.

Minit Mesyuarat Sesi 1

Minit Mesyuarat Sesi 2

Setelah selesai membuat minit, minit akan diserahkan kepada setiausaha untuk mendapat pengesahan dan cadangan serta sokongan. Pengerusi akan menandatangani minit pada tempat yang disediakan. Minit ini akan diserahkan juga kepada pihak yang berkenaan untuk mesyuarat seterusnya.
_________________________________________________________________________________

 Kehadiran kakitangan MPBP

Kehadiran pekerja akan direkod pada setiap bulan. Kehadiran akan dirujuk melalui laporan yang dikeluarkan melalui ‘thumbprint’. Kehadiran akan direkod dari aspek tidak mengetik waktu datang, tidak mengetik waktu balik, tidak mengetik dan datang lewat. Jika pekerja telah melebihi 4 kali melanggar peraturan dalam masa 3 bulan, pihak pentadbiran akan mengeluarkan surat amaran.

Merekod Kehadiran Kakitangan MPBP berpandukan 'thumbprint'

Contoh surat amaran

Selepas direkod, memasukkan data ke dalam komputer untuk disimpan ke dalam fail Kehadiran Kakitangan MPBP mengikut bulan dan tahun.

Memasukkan data Kehadiran Kakitangan mingikut bulanan

Praktikal Minggu KeDuaPuluh (28 Oktober - 1 November)

Assalamualaikum..

Minggu ke 20 ialah minggu terakhir saya menjalani latihan industri di MPBP. Tugasan akhir yang telah diberi pada minggu ini ialah merekod keluar masuk alat tulis di kad kawalan stok (Tatacara Pengurusan Stor 53) dari kad petak.

Tugasan seterusnya, merekod barang yang baru masuk 'delivery order' ke dalam borang terimaan barang-barang stok (Tatacara Pengurusan Stro 143).

'Delivery Order' dari pembekal alat tulis

Borang Terimaan Barang-Barang Stok (Tatacara Pengurusan Stor 143)

Selepas merekod borang terimaan barang-barang stok, merekod keluar masuk barang ini di kad petak dan borang ini akan dimasukkan ke dalam fail.

Kad Petak (Tatacara Pengurusan Stor 53)

Kemudian, racik kertas yang tidak boleh diguna pakai dengan menggunakan mesin peracik kertas. Menghantar memo Arahan Penangguhan Kerja kepada pihak berkenaan di Jabatan Bangunan. Fotostat buku Minit Mesyuarat untuk Jabatan Perundangan. Menghadiri Budaya Al-Quran Jumaat pagi.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini ialah lebih memahami proses pengurusan stor dijalankan.

Impak dan kesannya, setiap pengurusan kerja yang dibuat haruslah dilakukan dengan betul dan teliti supaya tidak ada kesalahan atau masalah yang akan timbul.

Terima kasih ^^

Praktikal Minggu KeSembilanBelas (21 Oktober - 25 Oktober)

Assalamualaikum..
Kini telah masuk minggu ke 19 saya menjalani latihan industri di MPBP. Tugasan yang telah diberi pada minggu ini ialah merekod keluar masuk alat tulis di kad kawalan stok (Tatacara Pengurusan Stor 53) dari kad petak.

Kad Petak & kad kawalan stok (Tatacara Pengurusan Stor 53)

Seterusnya, racik kertas yang tidak boleh diguna pakai dengan menggunakan mesin peracik kertas.

Mesin Peracik Kertas

Tugasan seterusnya, fotostat surat permohonan panjar wang runcit, fotostat Borang Aduan Awam serta lampirannya dan diserahkan kepada jabatan yang berkenaan untuk tindakan lanjut. Menghantar memo kehadiran Majlis Taklimat daripada Kolej Islam Sains & Teknologi (KIST) Cawangan Johor Bahru kepada pekerja yang terlibat dan saya telah menghadiri taklimat tersebut.

Memo Majlis Taklimat daripada KIST 

Kemudian, membuat minit mesyuarat perjumpaan Y.B. Tuan Haji Ayub Bin Jamil bersama YDP MPBP sesi 2. Menghadiri Budaya Al-Quran pada Jumaat pagi.

Minit Mesyuarat Sesi 2

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini ialah mengetahui format penulisan untuk membuat minit mesyuarat.

Impak dan kesannya, setiap penulisan minit mesyuarat yang telah dibuat mesti dirujuk semula kepada orang yang lebih berpengalaman supaya tiada berlakunya kesalahan.

Terima kasih ^^

Praktikal Minggu KeLapanBelas (14 Oktober - 18 Oktober)

Assalamualaikum..

Kini telah masuk minggu ke 18 saya menjalani latihan industri di MPBP. Tugasan yang telah diberi pada minggu ini ialah mengira dan merekod alat tulis (Tatacara Pengurusan Stor 53) bagi setiap keluar masuk barang di kad petak. Pengiraan dan merekod alat tulis mestilah berpandukan fail Borang Permohonan Stok KEW PS-11, Borang Terimaan Barang-Barang Stok KEW PS-1 (Tatacara Pengurusan Stor 143) dan kad petak.

Seterusnya, membantu membuat minit mesyuarat perjumpaan Y.B. Tuan Haji Ayub Bin Jamil bersama YDP MPBP sesi 1.

Minit Mesyuarat Sesi 1

 Menghadiri Budaya Al-Quran pada Jumaat pagi. Kemudian mengira stok alat tulis supaya jumlah stok tersebut sama dengan jumlah yang berada di kad petak. Merekod kemasukan barang atau alat tulis yang baru ke dalam Borang Terimaan Barang-Barang Stok (Tatacara Pengurusan Stor 143).

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini ialah mengetahui cara pengurusan stor alat tulis dan mengetahui cara membuat minit mesyuarat bagi sesi 1.

Impak dan kesannya, setiap perkara / isu yang berbangkit dalam mesyuarat perlu dicatatkan dengan jelas untuk dimasukkan ke dalam minit mesyuarat kerana perkara tersebut akan dibawa ke mesyuarat seterusnya. 

Terima kasih ^^



Praktikal Minggu KeTujuhBelas (7 Oktober - 11 Oktober)

Assalamualaikum..

Kini telah masuk minggu ke 17 saya menjalani latihan industri di MPBP. Tugasan yang telah diberi pada minggu ini ialah fotostat surat Tanda Penerimaan MPBP untuk penghantar notis. Fotostat Borang Aduan Awam, kemudian borang tersebut akan diserahkan kepada jabatan yang berkenaan untuk tindakan lanjut.

Seterusnya, menghadiri Budaya Al-Quran pada Jumaat pagi. Menyusun kertas A4 yang tidak boleh diguna pakai lagi dan meracik kertas dengan menggunakan mesin peracik kertas.

Racik kertas yang tidak boleh diguna pakai dengan menggunakan mesin peracik kertas 

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini ialah mengetahui cara penggunaan mesin fotostat. Mengetahui cara penggunaan mesin peracik kertas.

Impak dan kesannya, setiap kertas yang tidak boleh dikitar semula perlulah diracik dengan menggunakan mesin peracik kertas.

Terima kasih ^^



Praktikal Minggu KeEnambelas (30 Sept - 4 Oktober)

Assalamualaikum..

Kini telah masuk minggu ke 16 saya menjalani latihan industri di MPBP. Tugasan yang telah diberi pada minggu ini ialah fotostat dan "binding" buku plan Taman Bukit Perdana, Batu Pahat dan diserahkan kepada pembantu Yang Dipertua Batu Pahat. Fotostat borang Aduan Awan dan lampirannya dan diserahkan kepada jabatan yang berkenaan untuk tindakan lanjut.

Borang Aduan Awam 

Tugasan seterusnya, mengira dan merekod stok alat tulis (Tatacara Pengurusan Stor 53) bagi setiap keluar masuk barang di kad petak. Pengiraan dan merekod alat tulis mestilah berpandukan fail Borang Permohonan Stok KEW PS-11, Borang Terimaan Barang-Barang Stok KEW PS-1 (Tatacara Pengurusan 143) dan kad petak. Memasukkan kad hari lahir dan menampal nama petugas yang lahir pada bulan Oktober.

Kad Selamat Hari Lahir

Merekod kehadiran mengaji bulan Ogos 2013 dan mengemaskinikan kehadiran bagi bulan sebelumnya yang belum lengkap.

Kehadiran Mengaji bulan Ogos 2013

Menghantar kertas Laporan Prestasi Pembekal kepada Puan Ani binti Saram di Jabatan Perlesenan. Menghadiri Budaya Al-Quran pada Jumaat pagi. Kemudian, menghadiri Mesyuarat Jabatan Khidmat Pengurusan.

Mesyuarat Jabatan Khidmat Pengurusan

Nota trengkas digunakan dalam mesyuarat

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini ialah mengetahui cara pengiraan dan cara merekod stok alat tulis bagi setiap keluar masuk barang. Mengetahui cara pelaksanaan mesyuarat dijalankan.

Impak dan kesannya, setiap pengiraan stok mestilah tepat dan jelas bagi memudahkan pengurusan stor dijalankan. Apabila menghadiri mesyuarat, hendaklah kita hadir sebelum mesyuarat dijalankan.

Terima Kasih ^^