Laporan Teknikal

Saya telah diberi tugas untuk membantu menguruskan stor alat tulis pejabat, membuat minit mesyuarat, membantu menguruskan kehadiran kakitangan MPBP dan kehadiran mengaji kakitangan MPBP.

Pengurusan Stor

 Pengurusan stor akan dilakukan pada setiap bulan apabila ada transaksi keluar masuk barang dilakukan. Setiap transaksi keluar masuk barang atau stok akan direkod dan dikira ke dalam Borang Terimaan Barang-Barang (Tatacara Pengurusan Stor 143), kad petak (Tatacara Pengurusan Stor 53) dan kad kawalan stok (Tatacara Pengurusan Stor 53) bagi memudahkan pengurusan stor dijalankan. Pengiraan dan rekod alat tulis mestilah berpandukan fail Borang Permohonan Stok KEW PS-11.

Borang terimaan barang-barang stok ialah borang yang digunakan untuk merekod kemasukan barang melalui ‘delivery order’ dari pembekal alat tulis.

Contoh 'Delivery Order' dari pembekal

Borang Terimaan Barang-Barang Stok KEW PS-1 (Tatacara Pengurusan Stor 143)

Borang permohonan stok ialah borang yang digunakan untuk memohon alat tulis yang telah habis atau barang yang tidak boleh digunakan lagi seperti pen, pemadam, ‘reffill’ dakwat pen, kertas A4 dan lain-lain. Setiap jabatan akan diberikan borang ini untuk memohon alat tulis. Pembahagian barang akan dilakukan mengikut permintaan pekerja.

Kad petak/kad hijau digunakan bagi merekod setiap keluar masuk barang. Setiap alat tulis akan disediakan kad hijau ini untuk memudahkan pengiraan alat tulis dilakukan seperti barang yang dikeluarkan dan baki yang tinggal.

Kad Petak / Kad Hijau (Tatacara Pengurusan Stor 53)

Kad kawalan stok ialah kad yang digunakan untuk mengawal bajet setiap transaksi keluar masuk barang. 

Kad kawalan Stok KEW PS-3 (Tatacara Pengurusan Stor 53)

_________________________________________________________________________________

Minit Mesyuarat

Saya telah diberi tugas untuk membuat minit mesyuarat perjumpaan Y.B. Tuan Haji Ayub Bin Jamil bersama YDP MPBP bagi sesi 1 dan sesi 2. Setiap perkara / isu yang berbangkit dalam mesyuarat perlu dicatatkan dengan jelas untuk dimasukkan ke dalam minit mesyuarat kerana perkara tersebut akan dibawa ke mesyuarat seterusnya.

Perkara yang perlu dalam penyediaan minit mesyuarat ialah butiran tentang mesyuarat. Butirannya ialah nama mesyuarat, tarikh dan masa, tempat bermesyuarat, senarai nama orang yang hadir dan tidak hadir, ulasan pengerusi dan isu berbangkit.

Bagi isu yang berbangkit, sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir daripada perbincangan tentang perkara berbangkit yang dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan secara ringkas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau pegawai yang berkenaan.

Minit Mesyuarat Sesi 1

Minit Mesyuarat Sesi 2

Setelah selesai membuat minit, minit akan diserahkan kepada setiausaha untuk mendapat pengesahan dan cadangan serta sokongan. Pengerusi akan menandatangani minit pada tempat yang disediakan. Minit ini akan diserahkan juga kepada pihak yang berkenaan untuk mesyuarat seterusnya.
_________________________________________________________________________________

 Kehadiran kakitangan MPBP

Kehadiran pekerja akan direkod pada setiap bulan. Kehadiran akan dirujuk melalui laporan yang dikeluarkan melalui ‘thumbprint’. Kehadiran akan direkod dari aspek tidak mengetik waktu datang, tidak mengetik waktu balik, tidak mengetik dan datang lewat. Jika pekerja telah melebihi 4 kali melanggar peraturan dalam masa 3 bulan, pihak pentadbiran akan mengeluarkan surat amaran.

Merekod Kehadiran Kakitangan MPBP berpandukan 'thumbprint'

Contoh surat amaran

Selepas direkod, memasukkan data ke dalam komputer untuk disimpan ke dalam fail Kehadiran Kakitangan MPBP mengikut bulan dan tahun.

Memasukkan data Kehadiran Kakitangan mingikut bulanan